Organisation des missions

Extraits du règlement intérieur  (articles 6 et 7)

Article 6 – Missions.

 

 Conditions d’une mission:

 

  • Etre demandée par l’équipe chirurgicale locale à former et par la direction de l’établissement

  • Accord des autorités sanitaires et universitaires localesMotivation et disponibilité des personnels pour la formation

  • Présence d’un bloc opératoire fonctionnel.

  • Faire de la formation et non de la substitution

  • Accord sur le principe d’une formation triple : chirurgicale, anesthésique, infirmier(e) de bloc opératoire (sauf si besoins spécifiques ne relevant que d’une ou de deux disciplines)

  • Considérer la première mission, en un lieu, comme évaluatrice (avec projet d’évaluation précis) avant tout engagement pour la suite

  • Les missions d’enseignement universitaire réalisées à la demande des doyens de faculté de médecine font partie intégrante des actions de CS.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

 Coordonnateur des missions (COM)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Il est nommé à cette fonction par décision du conseil d’administration, et en est membre.

 

  •  Ses fonctions :

 

          o L’organisation générale des missions, notamment en ce qui concerne des problèmes communs à plusieurs missions, conformément à la politique des missions définie par le CA

          o Rencontrer tout nouveau candidat à un départ en mission, ou déléguer cette tâche à un autre membre du CA

          o Animer et coordonner l’équipe des responsables de mission, en liaison avec les référents de spécialité

          o Etre le représentant au CA des responsables de missions

          o Proposer au CA un état prévisionnel des missions de l’année

          o Proposer au CA d’ouvrir ou de fermer des lieux de mission

          o Contrôler la publication périodique du bilan des missions et, d’une façon générale, tout le travail de CS, interne ou publié, concernant les missions.

 

  • Durée de ses fonctions : le temps de son mandat au conseil d’administration, renouvelable en même temps que ce mandat.

 

Responsable de mission (RM)

 

  • Chaque mission a un responsable de mission, proposé par le coordonnateur, et nommé par le conseil d’administration

Ses fonctions :

            o Maintenir des relations suivies avec l’équipe locale, chirurgicale, administrative et universitaire, et les financeurs de la mission

            o Etablir un projet de mission sur 3 ans avec:

                                                    Le but poursuivi

                                                    Les résultats attendus

                                                    La fréquence des missions

                                                    Le financement, avec évaluation des besoins et les moyens d’obtention

            o Gérer les équipes formatrices :

                                                    Proposer chaque année les dates de mission et les membres des équipes partantes

                                                    Privilégier, en fonction du profil souhaité, les professionnels déjà répertoriés dans le fichier des adhérents

                                                    Faire varier, chaque fois que possible en fonction du contexte local, la composition des équipes d’une mission à l’autre, tout en y maintenant un chevauchement minimum, mais nécessaire.

                                                    Informer les nouveaux partants de tout ce qui est nécessaire à leur départ et au bon fonctionnement de leur mission.

                                                    Informer des conditions d’hébergement sur place.

 

 Chef de mission (CM)

 

  • Il conduit la mission sur place

  • Cette fonction revient au RM s’il participe à cette mission. Sinon, il est désigné par le RM parmi les intervenants et pour la durée de cette mission

  • Le CM représente CS auprès des interlocuteurs locaux et veille au bon déroulement de la mission

  • Si problème sur place, il en réfère au RM, à défaut au COM, à défaut à toute autre personne du CA

  • Il est responsable de la rédaction d’un rapport commun avec la participation des autres intervenants, et de son envoi au COM et aux membres du CA

 

 Les personnels partant en mission.

 

  • Le responsable de mission a la charge de constituer les équipes partantes.

Tout professionnel de santé souhaitant partir en mission doit :

             o Etre bénévole et volontaire pour cette mission

             o Etre impérativement à jour de sa cotisation.

             o Avoir été en relation avec le COM et le référent de sa spécialité.

             o Attester de son diplôme.

             o Justifier son expérience professionnelle.

 

Il est indispensable de rencontrer avant le départ :

             o Le RM qui lui fournira toutes les informations utiles

             o Les autres intervenants de la mission

             o Ceux qui ont effectué la mission précédente sur ce lieu (ou, si pas possible, au moins de s’entretenir avec eux).

 

Les formalités avant départ.

 

Les formalités sont liées à chaque pays d’intervention.

  • Le responsable de mission du pays concerné informe les membres de l’équipe partante des démarches à effectuer :

             o Passeport en cours de validité muni du visa du pays concerné

             o Carnet de vaccinations international à jour des vaccinations obligatoires

             o Assurance de prise en charge santé et rapatriement (pas d’assurance « CS »).

             o Inscription au réseau Ariane (France.diplomatie.ariane)

 

  • Le responsable de mission du pays concerné remet aux membres de l’équipe partante :

             o Ordre de mission (à demander au président de l’association).

             o Convention de mission, à signer par le partant et à renvoyer au secrétariat

             o Document « Partir en mission »

             o Documents pédagogiques (manuels, clé USB, vidéos...)

             o Un badge « CS » pour chaque partant, à son nom

 

 Déroulement des missions.

 

Chaque mission se déroule sous la responsabilité organisationnelle du RM et sous la conduite opérationnelle du CM

 

  • Visite sur place des autorités administratives et sanitaires du lieu de mission

  • Avoir à l’esprit le but, à long terme, de la mission : dépister et former des « formateurs locaux » pour l’avenir

  • Formation basée sur le compagnonnage, avec ses 3 volets :

                                                     Formation pratique :

             o Par accompagnement au bloc opératoire et dans les unités de consultation et de soins

             o Il s’agit d’aider les chirurgiens locaux qui assument la responsabilité de l’acte chirurgical, de ses indications et de ses suites

             o Sauf cas de « force majeure », les formateurs CS ne doivent pas assumer seuls, en substitution, des actes chirurgicaux, ni                            participer aux « tours de garde »

 

                                                    Formation théorique :

             o Centrée sur la pratique

             o Suivie, si possible, par l’ensemble des deux équipes, formatrice et formée (chirurgiens, anesthésistes, infirmier(e)s)

             o Retour sur les activités, notamment du bloc opératoire

             o Présentations « interactives » sur des sujets choisis par les participants

 

                                                    Ateliers divers :o Noeuds, sutures, plâtres, stérilisation, laparo-trainer ...

  • Réunion de « restitution » en fin de mission avec l’ensemble de l’équipe chirurgicale :

             o En présence des 3 composantes : chirurgie, anesthésie, infirmier(e)

             o En présence, si possible, de la direction de l’établissement

             o Echanges avec l’équipe locale sur la mission effectuée

             o Accord sur quelques directives importantes et précises à réaliser

             o Annoncer la mission suivante, quand elle est prévue et a été validée par le CA

 

  • En cas d’insécurité survenant dans un pays et en respect des informations fournies par le Ministère des Affaires Etrangères, une mission peut être interrompue et un rapatriement demandé, sur ordre du Conseil d’Administration. Chirurgie Solidaire et ses représentants sont dégagés de toute responsabilité en cas de non-respect de cette décision.

 

Comportement.

 

  • Avoir un comportement adapté à la culture du pays et à ses règles.

  • Neutralité politique et confessionnelle.

  • Respect de la dignité des personnes.

  • Traiter les équipes à former avec respect, sans aucune notion de supériorité.

  • S’adapter aux ressources humaines et aux moyens matériels en place.

  • Assurer une continuité pédagogique, en minimisant les contradictions entre formateurs, et en respectant le travail fait par des missions précédentes qu’elles soient CS ou non.

  • Agir progressivement, avec diplomatie et psychologie pour apporter les changements techniques ou organisationnels souhaités.

  • Ne pas prendre d’engagement financier, ni matériel au nom de l’association.

  • Réserver à l’usage interne de CS toute appréciation ou rapport négatif pouvant être interprété comme dévalorisant pour les personnes ou organisations étrangères à l’association.

 

 Au retour de mission

 

  • Participer, concernant son activité propre, en s’aidant, si besoin, des plans types établis par CS, au rapport final de la mission synthétisé par le CM.

  • Y adjoindre, si possible, des témoignages locaux et des photos

  • .Etablir une fiche d’évaluation en cas de mission exploratrice (Cf. documents préparés par CS).

 

Article 7- Frais de missions.

 

  • Sont pris en charge par chirurgie solidaire ou des partenaires éventuels :

            o Le traitement antipaludéen préventif

            o Les frais de visa

            o Le transport jusqu’au lieu de mission

            o Les transports intérieurs nécessaires à la mission

            o L’hébergement et l’alimentation sur place

 

  • Ne sont pas pris en charge :

            o Les coûts de vaccination

            o Les frais de tourisme pendant les WE ou en fin de mission

 

  • Frais de transport entre le domicile et le lieu de mission

            o Les billets d’avion, pour relier le lieu de mission, sont pris et payés par le « partant » et remboursés, par la trésorière, sur                                justificatif, avant le départ

            o Les « partants » devant prendre un transport, voire un hébergement, pour rallier l’aéroport de départ en mission, seront r                                 remboursés: 

                                     pour le transport : Sur la base du mode le plus économique pour couvrir la distance et sur présentation d’un                                                       justificatif.

                                     pour le logement : Sur la base de 80€ maximum et sur présentation d’un justificatif.

                                     Les repas en France ne sont pas pris en charge.

 

  • Quand une mission comporte des frais individuels et prévisibles à engager sur place, « une avance sur frais » est allouée à chaque participant.

 

  • Cette avance est évaluée par le RM, en 3 rubriques : nourriture, logement, déplacement, et validée par le CA

 

  • Les partants doivent alors :

             o Etablir, pendant la mission, une comptabilité de leurs dépenses, avec justificatifs dans la mesure du possible.

             o Au retour de mission, adresser ces éléments à la trésorière qui procèdera à la régularisation, avec remboursement du « trop                         perçu » ou paiement du complément selon les cas.